Le secrétariat médical à distance est un concept en plein essor de nos jours. En effet, le secteur de la santé a connu d’énormes progrès technologiques au cours des dernières décennies. Vous pouvez désormais embaucher une secrétaire à distance pour vous aider à alléger votre charge de travail. Mais avant de partager avec vous la solution pour choisir un service de secrétariat médical à distance fiable et performant, laissez-nous vous expliquer le principe.
Le secrétariat médical à distance
Le secrétariat médical à distance est un service de permanence téléphonique proposé aux professionnels de la santé privés. La fonction de secrétaire médicale à distance consiste à planifier les rendez-vous des patients et à effectuer d’autres tâches dont une assistante médicale traditionnelle est généralement responsable.
Parce que les besoins des professionnels de santé sont aussi divergents, les prestataires de télésecrétariat médical à distance sont formés pour répondre aux demandes spécifiques de chaque cabinet. Avec une secrétaire virtuelle, vous ne manquerez plus jamais un appel. Vous saurez que vos patients sont toujours accueillis par une réceptionniste professionnelle et amicale chaque fois qu’ils appelleront votre cabinet.
Les avantages du secrétariat médical à distance
Opter pour le secrétariat médical à distance permet de gérer et de planifier le processus d’admission et d’autres services à la patientèle. Le service donne au médecin ou à un autre professionnel de la santé plus de temps pour se concentrer sur le traitement des patients. En réduisant le travail administratif des professionnels de la santé, les réceptionnistes médicaux virtuels contribuent à s’assurer que chaque patient reçoit le meilleur traitement possible.
L’embauche d’une secrétaire à temps plein peut coûter cher, sans compter tous les coûts cachés pour garantir qu’elle dispose de toutes les compétences requises. Par contre une secrétaire à distance est une solution plus rentable. Le recours au secrétariat médical à distance peut apporter de la valeur ajoutée à votre équipe médicale interne, surtout si vous venez de démarrer votre cabinet privé et que vous ne pouvez pas encore vous permettre un assistant à temps plein.
Certaines secrétaires peuvent également avoir une formation en soins infirmiers ou autre domaine médical , ce qui peut être utile car elles peuvent gérer certaines tâches médicales telles que la transcription médicale, la cartographie en direct, etc.
Les missions d’une secrétaire médicale virtuelle
Voyons quelques tâches que vous pouvez déléguer à votre assistant virtuel :
1. Tâches administratives
Vous ne vous en rendez peut-être pas compte au départ, mais les tâches managériales vous prennent beaucoup de temps.
De nombreuses tâches doivent être effectuées quotidiennement dans un établissement de santé, de la planification des rendez-vous des patients à la conversion de leurs dossiers physiques en dossiers numériques.
Votre assistante médicale virtuelle peut s’occuper de toutes ces tâches et assurer un flux de travail clinique fluide dans votre cabinet.
Certaines tâches administratives importantes que votre secrétaire à distance peut prendre en charge incluent :
- Conversion des formulaires papier en formulaires numériques d’antécédents médicaux.
- Gestion de dossiers Médicaux électroniques
- Planification des rendez-vous des patients.
- Vérification des documents d’assurance.
- Facturation des prestations médicales.
Ces tâches font partie intégrante des soins aux patients; il est donc crucial de les faire efficacement.
2. Soutien aux patients
Les patients peuvent avoir quelques questions qu’ils ont oublié de poser pendant leur rendez-vous. Dans ce cas, ils peuvent contacter le secrétariat médical à distance pour communiquer leurs requêtes. Le fait qu’un assistant de santé virtuel s’occupe de ces requêtes virtuelles libérera votre équipe interne pour qu’elle puisse prêter attention aux patients physiquement présents ou aux tâches qui doivent être effectuées en personne.
Voici quelques tâches de soutien aux patients que votre assistante médicale à distance peut réaliser :
- Fournir un soutien aux patients par e-mail, messagerie, chats en ligne, etc.
- Répondre aux questions générales des patients.
- Traitement des demandes de renouvellement d’ordonnances.
- Informer les patients des rendez-vous prévus, etc.
3. Tâches techniques et créatives
De nombreux assistants virtuels ont de bonnes connaissances techniques, et certains d’entre eux peuvent même être compétents en rédaction de contenu.
L’utilisation de ces compétences pour renforcer votre présence en ligne vous aidera à élargir votre portée et à développer votre pratique de la santé.
Comment choisir un service de télésecrétariat médical à distance ?
L’ attention portée aux détails est l’un des attributs les plus essentiels du secrétariat médical à distance , en particulier dans le domaine de la santé.
Le secteur de la santé implique de nombreuses informations très sensibles sur les patients (telles que des rapports de laboratoire, des diagnostics, des informations sur les traitements, etc.)
Même une légère erreur peut avoir de graves conséquences pour vous et vos patients. Par conséquent, il est crucial d’avoir une secrétaire virtuelle avec des attributs tels que :
- Forte éthique de travail.
- Professionnalisme
- Proactivité
- Capacité d’entraînement
- Efficacité
- Même si votre VA n’a pas de formation médicale, le fait d’avoir ces compétences non techniques en fera une grande valeur ajoutée à votre équipe de soins.
Alors, où pouvez-vous trouver une assistante médicale à distance ?
Vous pouvez trouver des assistants virtuels pratiquement n’importe où !
Il existe diverses plateformes en ligne qui proposent un large éventail d’assistants virtuels de soins de santé formés et professionnels.