Vous souhaitez devenir adjointe administrative virtuelle et vous ne savez pas quelle formation devez-vous suivre ? Envie de savoir si travailler en tant qu’assistante administrative virtuelle est un travail prometteur ? Vous souhaitez savoir quelles sont les compétences requises pour exceller dans ce métier ou encore apprendre à développer les compétences requises? Continuez à lire et vous trouverez toutes les réponses à vos questions.
Qu’est-ce qu’une adjointe administrative virtuelle ?
Le travail d’adjointe administrative virtuelle implique bien plus que de répondre aux appels téléphoniques et d’organiser les agendas. Les adjoints virtuels sont des professionnels dont la mission est de s’assurer que chaque détail administratif est pris en charge. C’est en quelque sorte un facilitateur qui veille à ce que toutes les tâches et missions soient effectuées avec succès.
Une adjointe à distance travaille à son propre compte. Elle intervient, à partir de l’endroit de son choix, une variété de services de bureau. Elle opère au profit d’une entreprise, d’un professionnel ou d’un auto-entrepreneur. En effet, en travaillant étroitement avec chaque client, elle apprend à bien connaître l’entreprise de chacun. Non seulement elle leur permet d’avoir plus de temps pour gérer leur cœur de métier, mais elle participe aussi à la croissance de l’entreprise de différentes façons.
Quelles formations suivre pour devenir adjointe virtuelle ?
Un diplôme d’études secondaires et une formation spécialisée suffisent pour devenir adjointe administrative virtuelle. Il n’est pas nécessaire d’avoir un diplôme universitaire, mais se former davantage dans ce métier peut vous aider à attirer un client potentiel. Si vous êtes à la recherche d’un bon centre pour approfondir vos connaissances ou encore mieux apprendre le métier, certaines plateformes éducatives en ligne et collèges communautaires proposent des cours et des certifications en compétences d’assistante administrative.
Toutefois, même si ce métier n’exige pas de diplôme supérieur, certains qualités sont requises pour être la meilleure adjointe administrative virtuelle :
- Avoir une vitesse de frappe assez rapide
- Maîtriser la saisie sur clavier à l’aveulge.
- Être à l’aise avec la technologie de l’information et les outils bureautiques. Qu’il s’agisse de savoir utiliser différents navigateurs ou de maîtriser des applications Microsoft Office telles que Excel, PowerPoint et Word, ou tout autre logiciel
- Créer un système d’organisation virtuel
- Etre capable de planifier les tâches quotidiennes et de hiérarchiser certaines responsabilités en fonction de l’importance, de la durée d’exécution et des délais
- Maîtriser la communication écrite : bonne interprétation de messages écrits et la rédaction de réponses appropriées
- Être en mesure de travailler de manière autonome
Quelles types de missions peut accomplir une adjointe administrative ?
Les tâches d’une adjointe administrative virtuelle peuvent varier en fonction du secteur d’activité. Travailler comme assistante administrative virtuelle peut être un point de départ stratégique. Toutefois, dans certains secteurs tels que la santé et le droit, les clients exigent parfois d’être un expert dans son domaine.
Voici une liste non exhaustive des missions que peut accomplir une adjointe administrative virtuelle :
- Gestion des médias sociaux
- Gestion d’événements
- Gestion des calendriers, rendez-vous et e-mails
- Création de rapports
- Tâches personnelles telles que la réservation d’hôtels et de restaurants
- Tâches de marketing numérique
- Préparation des mémos, des factures ou d’autres rapports
- Modification des documents
- Maintient des bases de données et des systèmes de classement, qu’ils soient électroniques ou papier
- Effectuer la comptabilité de base
- Effectuer des examens fiscaux, des enquêtes et recueillir des informations sur les questions administratives
- Selon l’entreprise, les adjoints administratifs et de direction peuvent également être chargés des achats, de la gestion des approvisionnements
A vrai dire, les tâches spécifiques d’une assistante administrative virtuelle varient en fonction des besoins du client et des termes du contrat. Certains assistants virtuels gèrent les tâches de bureau et de comptabilité, tandis que d’autres écrivent des articles pour un blog.
Pourquoi le métier d’adjointe administrative virtuelle est-il autant sollicité ?
De nos jours, de plus en plus d’entrepreneurs choisissent de confier la partie administrative de leurs entreprises à des adjoints virtuels. Voici quelques raisons pour lesquelles ce métier est aussi en vogue ces deux dernières années :
Coûts réduits
L’une des principales raisons pour lesquelles les entrepreneurs et les entreprises externalisent leur travail est la baisse des coûts. Au lieu d’embaucher un employé à temps plein pour un petit travail, vous pouvez utiliser un pigiste horaire. Cela signifie également que l’entreprise est épargner des dépenses supplémentaires : tels que les équipements de bureau.
Gain de temps
Une autre raison pour laquelle les entrepreneurs et les indépendants se tournent vers les assistants administratifs virtuels est qu’ils leur font gagner beaucoup de temps. Nous savons tous que le temps c’est de l’argent – surtout dans les affaires.
La progression de carrière est probable dans ce domaine. Selon l’industrie, et avec une formation complémentaire, vous pourrez vous spécialiser dans un domaine particulier.