Que vous envisagiez embaucher une assistante virtuelle, ou que vous souhaitiez vous lancer dans cette profession, il est essentiel que vous connaissiez les tâches d’une assistante virtuelle.
L’assistant virtuel est un professionnel qui travaille à distance pour assister d’autres professionnels, tels que les directeurs d’entreprise et les médecins, avocats,…Il développe son travail grâce à Internet, soit chez lui, soit depuis un bureau.
Tâches qu’une assistante virtuelle peut effectuer
Il est courant de penser que l’assistante en ligne effectue les mêmes tâches qu’une secrétaire traditionnelle. Cependant, ce n’est pas exactement le cas. En raison de ses particularités, une assistante virtuelle peut effectuer un plus large éventail de tâches. Voyons quels sont les plus courants.
Tâches administratives
Le travail administratif est facile à externaliser car il est chronophage. Certaines des responsabilités les plus courantes de l’assistant virtuel sont :
- La mise à jour des données client
- La création d’une base de données clients
- La collecte de données de toutes sortes
- La prise de rendez-vous
- La gestion du calendrier
- La gestion des appels téléphoniques
- L’archivage numérique des documents
- La rédaction d’annonces d’emploi et sélection des candidats
- La relecture de documents
- La création de documents de réunion
- Les traductions
- La coordination des indépendants
- La création de plans d’affaires
L’aide en comptabilité
Les tâches de comptabilité sont nombreuses et l’externalisation de telles tâches peuvent alléger l’emploi du temps du professionnel qui s’en charge. Les accords de confidentialité et la coopération à long terme avec l’assistant virtuel sont ici utiles.
- Création et envoi de factures
- Création et exécution des virements
- Contrôle des paiements entrants
- Envoi de documents à l’administration fiscale
- Préparation de la déclaration d’impôt
- Préparation de la déclaration de taxe de vente
- Contrôle des factures entrantes
Tâches personnelles
Et même dans la sphère privée, une assistante personnelle virtuelle peut vous assurer d’avoir moins de stress et plus de temps pour vous concentrer sur les choses importantes. Dans la sphère privée en particulier, la confiance dans l’assistant est bien sûr importante. Des appels téléphoniques réguliers aident à construire et à renforcer cette confiance.
- Réservation de voyage
- Recherche et commande de cadeaux
- Mises à jour du calendrier
- Rappels d’événements importants (anniversaires, anniversaires)
- Envoi de voeux d’anniversaire et de cadeaux
- Rendez-vous avec artisans, prestataires, médecins…
- Vérification de l’assurance
Les tâches service Clients
Dès que vous proposez un service ou un produit, vos clients auront besoin de votre attention. Répondre aux emails des prospects, lecteurs de votre blog ou newsletter, et acheteurs de vos produits peut rapidement prendre plusieurs heures par jour. Une réponse rapide aux questions est importante pour votre image et la satisfaction de vos clients. Il existe de nombreux moyens et outils qui facilitent la réponse aux e-mails par des assistantes virtuelles.
- Trier les e-mails par priorité et les transmettre aux services appropriés
- Création de FAQ
- Envoi des données d’accès/liens de téléchargement
- Répondre aux questions sur les produits et services
- Assistance technique pour les produits
- Tri et traitement des réponses aux newsletters
- Traitement des annulations
- Répondre aux demandes de renseignements sur les collaborations
- Traitement des réclamations
- Envoi des confirmations de rendez-vous
Gestion des médias sociaux
Les réseaux sociaux sont aujourd’hui l’une des sections les plus importantes pour être en contact avec le public cible d’une entreprise.
Une assistante virtuelle peut se charger de gérer les réseaux sociaux, de mettre à jour régulièrement chacun des comptes de l’entreprise, de gérer les commentaires et les messages reçus par leur intermédiaire et d’effectuer toutes les autres tâches nécessaires pour que les réseaux portent leurs fruits.
Assistante E-Commerce
Le e-Commerce a toujours de nouvelles tendances et de nouveaux marchés. De nombreuses assistantes virtuelles se spécialisent dans ces créneaux et peuvent aider à des tâches spécifiques, telles que :
- Contacter les fabricants
- Demande d’échantillon
- Commander les produits
- Créer de fiches produits
- Rechercher des produits de niche
- Optimiser des pages produits
- Optimiser le SEO des descriptions et sites web
- Créer des infographies
- gérer les comptes des vendeurs
- Réserver et expédier les commandes
- Traiter les réclamations et retours
- Contrôler l’inventaire
- Commenter les avis
Tâches spécifique d’une assistante virtuelle
Toutes les tâches que nous avons vues sont des tâches fréquentes que les assistantes virtuelles effectuent habituellement. La délégation de ces tâches libèrent les clients d’une grande quantité de travail. De cette façon, le client peut se consacrer à ce qui est vraiment important et rentable pour son entreprise.
Cependant, ce ne sont pas toutes les tâches d’une assistante virtuelle. Selon les compétences et les capacités d’une assistante à distance, elle peut proposer d’autres tâches comme. Par exemple, s’il s’agit de quelqu’un qui a beaucoup d’expérience en tant que secrétaire médicale, vous pouvez peut-être proposer des tâches spécifiques à ce secteur d’activité. Si vous êtes avocat, vous pouvez chercher une assistante ayant une formation juridique ou encore ayant travaillé dans un cabinet d’avocat.
Ce ne sont là que quelques-unes des tâches les plus fréquentes de l’assistant virtuel, un petit échantillon de tout ce qu’une assistante virtuelle peut faire pour aider un autre entrepreneur. Sans aucun doute, déléguer certaines tâches peut être une étape fondamentale vers le succès d’une entreprise.